Book en vikar sådan sikrer institutioner tryg og stabil bemanding

Når en medarbejder melder sig syg, når der opstår akutte behov, eller når en borger kræver ekstra støtte, kan presset på en institution hurtigt mærkes. Mange døgninstitutioner, botilbud, socialpsykiatriske tilbud og plejeenheder har brug for en enkel og pålidelig måde at booke kvalificerede vikarer på uden at gå på kompromis med faglighed eller tryghed.

At book en vikar handler i dag ikke kun om at fylde et hul i vagtplanen. Det handler lige så meget om at finde en fagperson, som kan indgå i eksisterende teams, støtte sårbare borgere og skabe ro i en hverdag, der ofte er kompleks og uforudsigelig.

Nedenfor gennemgås, hvad der kendetegner en god vikarbooking, og hvad mange professionelle institutioner lægger vægt på, før de vælger samarbejdspartner.

Hvad vil det sige at booke en vikar med kvalitet for øje?

At book en vikar med kvalitet som omdrejningspunkt betyder, at institutioner bevidst går efter mere end bare tilgængelighed. De vælger vikarer, som både har de rette kompetencer og den nødvendige erfaring til den aktuelle målgruppe.

En kort, praktisk definition kunne være:

En kvalitetsbevidst vikarbooking er, når en institution matcher konkrete borgerbehov med en vikar, der har den rette faglige baggrund, erfaring og personlighed til at skabe tryghed, struktur og udvikling i opgaveløsningen.

I den pædagogiske og sundhedsfaglige praksis betyder det typisk:

– at vikaren har relevant uddannelse (fx pædagog, socialpædagog, sosu-assistent, sosu-hjælper, plejemedhjælper, socialrådgiver eller lærervikar)
– at vikaren kender til målgruppen børn, unge eller voksne og de problemstillinger, der følger med
– at vikaren kan arbejde efter faglige metoder, som fx mentaliseringsbaseret pædagogik, kognitiv adfærdspædagogik, relationsarbejde eller konflikthåndtering
– at vikaren er vant til at indgå i teams, hvor flere fagligheder arbejder tæt sammen, ofte i pressede situationer

For institutioner kan forskellen mellem en tilfældig vikar og en fagligt stærk vikar mærkes hurtigt:
Beboere og borgere reagerer ofte på utryghed, manglende struktur og skiftende voksne. En vikar, som møder forberedt og ved, hvordan der arbejdes pædagogisk eller sundhedsfagligt i huset, kan mindske konflikter, skabe ro i grupperne og aflaste de faste medarbejdere.

Derfor ser mange ledere og teamkoordinatorer vikarer som en ressource, ikke bare som midlertidige afløsere. Når vikarer har både erfaring og faglig ballast, kan de faktisk være med til at løfte den samlede indsats særligt i perioder med høj belastning eller mange komplekse forløb.

Sådan arbejder professionelle vikarbureauer med match og genkendelighed

Et specialiseret pædagogisk og sundhedsfagligt vikarbureau arbejder typisk målrettet med at skabe genkendelighed for både borgere og medarbejdere. I stedet for at sende nye ansigter hver gang, forsøger bureauet at opbygge faste teams omkring den enkelte institution eller borger.

Det betyder ofte:

– at samme vikarer går igen på den enkelte afdeling eller bosted
– at der dannes håndplukkede teams til særlige opgaver
– at vikarer får grundig introduktion til husets struktur, regler og værdier
– at institutionen oplever mindre indkøringstid, hver gang der bookes en vikar

Dette er særligt vigtigt på områder som:

– psykiatriske botilbud og socialpsykiatrien
– døgntilbud til børn og unge
– specialiserede bosteder og enkeltmandsprojekter
– tilbud med skærmningsopgaver eller borgere med høj grad af uro eller udadreagerende adfærd

Her kan skiftende voksne være en ekstra belastning for både borgere og medarbejdere. Når vikarbureauet i stedet arbejder med faste vikarer og teams, skabes der:

– mere forudsigelighed for borgerne
– større tryghed for de faste medarbejdere
– bedre mulighed for langsigtet arbejde med udviklingsmål og pædagogiske indsatser

Et andet centralt punkt er vikarernes trivsel. Når vikarer er trygge ved løn- og ansættelsesvilkår, og når de oplever, at deres faglighed respekteres, vil de typisk være mere engagerede og mere stabile. Det kommer i sidste ende både institutionen og borgerne til gode.

Akutte behov, komplekse opgaver og valg af samarbejdspartner

Mange institutioner står jævnligt i situationer, hvor behovet for en vikar ikke kan planlægges. Det kan være:

– en akut sygemelding på en aften- eller weekendvagt
– en borger, der pludselig kræver skærmning
– et enkeltmandsprojekt, hvor der skal sættes et lille team ind døgnet rundt
– en opgave med akut transport, hvor der kræves rolige og erfarne fagpersoner

I de situationer skal det være muligt at handle hurtigt, men uden at gå på kompromis med sikkerhed og faglighed. Mange vælger derfor at samarbejde med et vikarbureau, der både:

– kan stille med vikarer med kort varsel,
– har et bredt katalog af faggrupper fx pædagoger, socialpædagoger, pædagogmedhjælpere, sosu-assistenter, sosu-hjælpere, handicaphjælpere og medarbejdere med psykiatrisk erfaring
– har dokumenteret erfaring med lige præcis det felt, institutionen arbejder på

For at gøre samarbejdet så smidigt som muligt, lægger mange institutioner vægt på:

1. Klare aftaler om kommunikationsveje hvem ringer hvornår, og hvem træffer beslutning om vikarbooking
2. Præcis beskrivelse af opgaverne målgruppe, særlige problemstillinger, vagtlængde, risici og forventet fagligt fokus
3. Løbende feedback til bureauet hvad fungerede godt, og hvor kræver matchningen finjustering

Når disse elementer er på plads, bliver det langt lettere at sikre en stabil hverdag, selv når der opstår sygdom, ferie, borgerforandringer eller ekstra bevilling til pædagogiske projekter.

Et eksempel er institutioner, som arbejder både med døgntilbud, dagtilbud og ambulant støtte. Her kan behovet for vikarer svinge meget. En fleksibel samarbejdspartner kan hjælpe med at fordele vikarressourcerne, så støtten følger borgernes behov, ikke bare de faste skemaer.

Afslutningsvis peger mange i branchen på værdien af at vælge et specialiseret pædagogisk og sundhedsfagligt vikarbureau, som allerede kender vilkårene på døgninstitutioner, i psykiatrien og i specialpædagogiske tilbud. Et eksempel på sådan en aktør er straxvikar, der arbejder med erfarne vikarer, håndplukkede teams og hurtig responstid til institutioner og tilbud, der har brug for kvalificeret vikardækning.